La gestion des créances commerciales doit être optimisée pour maximiser les flux de trésorerie et améliorer la santé financière de votre entreprise. Les créances clients représentent le total des sommes qui sont dues à votre entreprise, pour tout bien ou service que vous avez fourni à un client.
Elles ne doivent pas être confondues avec votre chiffre d’affaires, qui lui, représente l’argent que vous avez réellement reçu de vos clients en contrepartie de vos livraisons ou prestations de services, et qui se trouve tout en haut de votre compte de résultat, dans votre compte bancaire ou dans vos caisses.
Les créances clients sont plutôt considérées comme des actifs dans votre bilan, car il s’agit du chiffre d’affaires que vous espérez encaisser dans un avenir proche, c’est-à-dire dans les 30, 60, 90 prochains jours.
La gestion des créances commerciales et les flux de trésorerie
La gestion de vos créances commerciales est intimement liée à la capacité de votre entreprise à collecter ses revenus, qui peuvent être utilisés pour développer votre affaire. C’est ce qu’on appelle généralement les flux de trésorerie. Et très souvent, des flux de trésorerie sains dépendent de la façon dont vous avez huilé la machine de gestion de vos créances clients, en monitorant les délais de règlement.
Gérer les retards de paiement
Lorsque vous offrez à vos clients la possibilité de vous régler à une certaine échéance, ou lorsque vous êtes contraints de supporter la politique de règlement de vos clients, vous leur faites confiance pour respecter les délais de règlement convenus. Mais un monde parfait où tout le monde paie à temps n’existe pas.
Il existe quelques moyens à travers lesquels vos créances clients peuvent vous aider à gérer la réalité imparfaite de la gestion d’une PME.
Suivi des comptes clients pour anticiper les retards
Suivez régulièrement vos créances clients, vous remarquerez sans doute les clients qui sont champions, ou disons les plus susceptibles de payer en retard. N’hésitez pas pour ceux-là, à transmettre des rappels avant échéance, pour être payé à temps. Il existe aujourd’hui des logiciels qui transmettent de manière automatique les rappels de paiement de factures avant ou à échéance. Sinon, utiliser simplement un tableau de bord Excel, associé à la programmation de rappels sur votre simple téléphone portable, peut aussi être très efficace.
Identification rapide des impayés
Regroupez vos factures pour chacun de vos clients et triez-les en fonction de leurs dates d’échéance. Vous travaillez dur pour générer votre chiffre d’affaires, vous méritez de savoir en un coup d’œil si vos clients vous ont payé ou non pour votre travail. En suivant vos comptes clients, vous pourrez rapidement identifier les créances qui portent sur des clients délinquants et qui, après un petit coup de pouce, seront prêts à régler. Si l’impayé est un simple malentendu, cela peut être l’occasion de renforcer votre relation avec votre client.
Identifier les créances clients douteuses
Une créance devient douteuse lorsque vous ne pouvez pas la recouvrer auprès de votre client. Peut-être traverse-t-il des tensions de trésorerie lui aussi, peut-être est-il sur la voie de la faillite, ou peut-être a-t-il disparu. Dans ce cas, une action de recouvrement forcé ne sera peut-être pas utile. Bien que vous souhaitiez conserver la qualité de votre relation commerciale, le suivi de vos créances permet de prévenir les créances irrécouvrables. Vous pouvez observer la dégradation de la qualité de règlement d’un client, ajuster rapidement le plafond ou les délais que vous lui accordez, et agir avant qu’il ne soit trop tard.
Maintenir des états financiers fiables
Suivre vos créances clients vous permet d’avoir des états financiers fidèles et proches de la réalité de la santé financière de votre entreprise. En monitorant vos créances, vous êtes en mesure d’anticiper sur l’année le total des créances qui seraient irrécouvrables, en fonction de votre historique avec vos clients. Vous pourrez ainsi constituer des provisions et garantir que votre poste clients n’est pas surestimé dans vos états financiers.
Éviter la faillite grâce à un suivi efficace
Le suivi de vos créances clients permet de fixer des limites en termes de plafond et de délai de règlement pour chaque client. Cela protègera votre entreprise des créances irrécouvrables, qui peuvent sérieusement influencer vos flux de trésorerie, au point de vous pousser à la faillite. Avec de bons clients, vous pouvez vous permettre une certaine flexibilité. Avec les mauvais, imposez des restrictions.
Garantir la fluidité du flux de trésorerie
Le processus idéal de gestion de vos créances clients garantit la fluidité de votre flux de trésorerie. Pour beaucoup de PME, il est impossible d’obtenir une avance à la commande, ou que le client règle immédiatement à la livraison. C’est pour cela qu’une bonne facturation, accompagnée de délais de règlement raisonnables, est cruciale pour la survie de votre entreprise. Ni trop tôt, ni trop tard, juste à temps pour vous permettre d’honorer vos échéances.
Recommandations pour optimiser vos flux de trésorerie
Définissez vos termes de règlement avec vos clients
Avant de rentrer en relation commerciale avec un client, définissez vos bandes, c’est-à-dire le montant maximum que vous pouvez réaliser à crédit avec ce client et les délais maximaux que vous pouvez supporter. Ayez des conditions de règlement claires et n’hésitez pas à les rappeler sur chacune de vos factures. Vous devez également avoir une fiche KYC pour chaque client, mentionnant :
- Les informations de base sur votre client : raison sociale, adresse de facturation, adresse postale et type d’entreprise
- Les personnes clés : les coordonnées des personnes utiles, comme celles aux achats, à la comptabilité et parfois une autre pour le paiement.
- Les délais de paiement accordés à votre client : généralement 30, 60 ou 90 jours.
- Les frais de retard de règlement, si vous pouvez vous le permettre.
- Le mode de paiement, ainsi que le mode de transmission des factures.
- Toute autre information de contact pertinente concernant le paiement ou la validation de vos factures.
Lorsque vous définissez vos conditions de paiement, jetez un œil à votre flux de trésorerie actuel pour éviter de vous retrouver dans le rouge.
Transmettez des factures conformes et suivez les paiements
Évitez que vos factures soient rejetées pour des motifs inutiles. Assurez-vous qu’elles portent les mentions requises.
Utiliser des logiciels pour le suivi des créances commerciales
Vous pouvez utiliser des logiciels de gestion et de suivi des créances commerciales. La dernière chose que vous aimeriez faire est de perdre du temps à suivre manuellement vos créances clients. En tant que gérant d’une PME, vous avez déjà suffisamment à faire. De nombreux logiciels comptables permettent de suivre automatiquement vos créances clients et d’envoyer des rappels selon la fréquence que vous définissez.
