La créance commerciale

Tout ce que vous devez savoir sur une créance client…

La gestion des créances commerciales doit être optimisée pour maximiser les flux de trésorerie, et améliorer la santé financière de votre entreprise.

Les créances clients représentent le total des sommes qui sont dues à votre entreprise, pour tout bien ou tout service que vous avez fourni à un client.

Elles ne doivent pas être confondues avec votre chiffre d’affaires qui lui, représente l’argent que vous avez réellement reçu de vos clients en contrepartie de vos livraisons ou prestations de services, et qui se trouve tout en haut de votre compte de résultat, dans votre compte bancaire ou dans vos caisses.

Elles sont plutôt considérées comme des actifs dans votre bilan car il s’agit là du chiffre d’affaires que vous espérez encaisser dans un avenir proche, c’est-à-dire dans les 30, 60, 90 prochains jours.

La gestion de vos créances commerciales est intimement liée à la capacité de votre entreprise à collecter ses revenus, qui peuvent être utilisés pour développer votre affaire. C’est ce qu’on appelle généralement les flux de trésorerie. Et très souvent, des flux de trésorerie sains dépendent de la façon dont vous avez huilé à machine de gestion de vos créances clients, en monitorant les délais de règlement.  

Lorsque vous offrez à vos clients la possibilité de vous régler à une certaine échéance, ou alors lorsque vous êtes contraints de supporter la politique de règlement de vos clients, vous leur faites confiance pour respecter les délais de règlements convenus. Mais un monde parfait ou tout le monde paie à temps n’existe pas.

Il existe quelques moyens à travers lesquels vos créances clients peuvent vous aider à gérer la réalité imparfaite de la gestion d’une PME.

1. suivez vos comptes clients pour anticiper sur les retards de règlement. lorsque vous suivez régulièrement vos créances clients, vous remarquerez sans doute les clients qui sont champions, ou disons les plus susceptibles de payer en retard. N’hésitez pas pour ceux-là, à transmettre des rappels avant échéance, pour être payé à temps. Il existe aujourd’hui des logiciels qui transmettent de manière automatique les rappels de paiement de factures avant ou à échéance. Sinon, utiliser simplement un tableau de bord Excel, associé à la programmation de rappels sur  votre simple téléphone portable, c’est peut être aussi efficace.  
2. Suivez vos comptes clients pour rapidement identifier les impayés. Regroupez vos factures pour chacun de vos clients, et triez les en fonction de leurs dates d’échéance. Vous travaillez dur pour générer votre chiffre d’affaires, vous méritez de savoir en un coup d’œil si vos clients vous ont payé ou pas pour votre travail. En suivant vos comptes clients, vous pourrez rapidement identifier les créances qui portent sur des clients délinquants et qui, après un petit coup de pouce, seront prêts à régler. Si l’impayé est un simple malentendu, ce sera toujours pour vous de transformer votre relance client en une façon de garder le contact positif avec votre client.
3. Suivez vos comptes clients pour rapidement identifier les créances clients douteuses. Une créance devient mauvaise, douteuse, lorsque vous ne pouvez pas la recouvrer auprès de votre client. Peut-être traverse-t-il des tensions de trésorerie lui aussi, peut-être est-il sur la voie de la faillite, peut-être ont-ils pris la clé des champs, auquel cas une action de recouvrement forcé ne vous sera pas forcement utile.  Bien que vous souhaitiez conserver la qualité de votre relation commerciale, monitorer vos créances clients permet de prévenir les créances irrécouvrables. Vous pouvez observer la dégradation de la qualité de règlement d’un de vos clients, ajuster rapidement le plafond ou les délais que vous accordez à ce client, et agir avant qu’il ne soit trop tard.
4. Suivre vos créances clients vous permet d’avoir des états financiers fidèles et donc très proche de la santé réelle de votre entreprise. En monitorant vos créances clients, vous êtes en mesure d’anticiper sur une années, le total des créances qui seraient irrécouvrables, en fonction de votre Tracking record ou historique avec vos clients. Vous pourrez ainsi constituer des provisions et garantir que votre poste clients n’est pas surestimé sur vos états financiers.
5. Vous évitez la faillite… le suivi de vos créances clients, c’est aussi fixer des limites en termes de plafond et de délai de règlement pour chacun de vos clients. Cela protègera certainement votre entreprise des créances irrécouvrables qui influenceront vos flux de trésorerie, au point de vous pousser à faire faillite. Avec les bons clients, autorisez-vous une certaine flexibilité. Avec les mauvais, imposez des restrictions.

Le processus idéal de gestion de vos créances clients garantit la fluidité de votre flux de trésorerie. Pour beaucoup de PME, il est impossible d’obtenir une avance à la commande, ou que le client règlement immédiatement à la livraison. C’est pour cela qu’une bonne facturation, adossée à des délais de règlement raisonnables, sont importants pour la survie de votre entreprise. Ni trop tôt, ni trop tard, juste à temps pour vous permettre d’honorer de votre coté à vos échéances. Nos recommandations pour optimiser vos flux de trésorerie ?

1. Définissez vos termes de règlements avec vos clients

Avant de rentrer en relation commerciale avec un client, définissez vos bandes, c’est à dire le montant maximum que vous pouvez réaliser à crédit avec ce client, et les délais maximal que vous pouvez supporter pour ce client. Ayez des conditions de règlements clairs, et n’hésitez pas à les rappeler sur chacune de vos factures. Vous devez avoir pour chaque client une fiche KYC, mentionnant :

✔️ les informations de base sur votre client : raison sociale, adresse de facturation, adresse postale et type d’entreprise

✔️ les key persons : les coordonnées des personnes qui vous seront utiles, normalement une aux achats, et une autre à la comptabilité et parfois une dernière au paiement. coordonnées des comptes fournisseurs — la personne qui recevra vos factures

✔️ les délais de paiement accordés à votre client : le plus souvent 30, 60 ou 90 jours

✔️ les frais de retard de règlement, si vous pouvez vous le permettre,

✔️ le Mode de paiement, le mode de transmission des factures,

✔️ Toute autre information de contact pertinente concernant le paiement ou la validation de vos factures, en généralement ce que nous appelons le knowledge management. Cela vous permettra d’ajuster en fonction des spécificités de votre client.

Lorsque vous définissez vos conditions de paiement, jetez un œil à votre flux de trésorerie actuel, de sorte à éviter de vous retrouver dans le rouge.

2. Transmettez à vos clients des factures conformes permettant un suivi automatisé

Évitez que votre facture soit rejetée pour des motifs ridicules. Assurez-vous qu’elle porte les mentions requises, notamment : …

Vous pouvez utiliser des logiciels de gestion et de suivi de créances commerciales. la dernière chose que vous aimeriez faire, c’est de perdre du temps à suivre manuellement vos créances clients. En tant que gérant d’une PME, vous avez déjà assez à faire.

De nombreux logiciels comptables permettent de monitorer de manière automatique vos créances clients, et envoient des rappels à la fréquence que vous aurez défini.